اجزاء اصلی یک BPMS، در شکل پایین نمایش داده شده­ است.

معماری نرم افزار BPMS

 

اجراء یک نرم افزار BPMS عبارتند از: ابزار مدل­سازی فرآیند، نمایشگر لیست کارها، ابزارهای مدیریت و پایش. موتور اجرا می‌تواند با سرویس ­های خارجی تعامل داشته باشد.


موتور اجرا. موتور اجرا قلب BPMS است و کارکردهای مختلفی دارد:

  • توانایی ایجاد نمونه­ های قابل اجرا (که به آن پرونده هم گفته می‌شود)
  • توانایی توزیع کار بین مجریان فرآیند به منظور اجرای فرآیند از آغاز تا پایان
  • توانایی ذخیره و بازیابی داده مورد نیاز برای اجرای فرآیند و محول کردن (به صورت خودکار) فعالیت­ها به سایر نرم‌افزارهای سازمان.

 

در کل موتور اجراء، دائماً پیشرفت کار موارد مختلف را پایش می­کند و با تولید آیتم­ های کاری (یا به عبارتی نمونه­ های فعالیت­های فرایند مورد نیاز در یک فرآیند که لازم است برای یک مورد انجام شود)، انجام فعالیت بعدی را هماهنگ می­کند. آیتم­های کاری به منابعی که هم قابلیت و هم اجازه انجام این کار را دارند، تخصیص می‌یابند. همانگونه که در ادامه توضیح خواهیم داد، موتور اجرا به طور مشخص، با بقیه اجزاء در تعامل است.


ابزارهای مدل­سازی فرآیند که کارکردهای زیر را دارد:

  • امکان ایجاد و ویرایش مدل­های فرآیند
  • امکان یادداشت­ گذاری روی مدل فرآیند و مشخص کردن مواردی نظیر داده­ های ورودی و خروجی، مجریان، قواعد کاری مربوط به فعالیت­ها یا سنجه­های عملکرد یک فرآیند یا یک فعالیت
  • قابلیت ذخیره، به اشتراک­ گذاری و بازیابی مدل­های فرآیند از مخزن مدل­های فرآیند.

 

به منظور اجرای مدل فرآیندی می­توان موتور آن­را توسعه داد. این را می­توان از ابزار مدل­سازی یا از مخزن انجام داد. موتور با استفاده از مدل فرآیندی، ترتیب منطقی و توالی اجرای فعالیت­های فرآیند را مشخص می­کند. بر همین اساس این‌که کدام آیتم­های کاری باید ایجاد شود، به چه کسی باید تخصیص یابد یا این‌که کدام سرویس خارجی باید فراخوانده شود را موتور مشخص می‌کند.


نمایشگر لیست کارها. نمایشگر لیست کارها، جزئی از یک BPMS است که ازطریق آن به مجریان فرآیند الف) کار ارجاع می­شود و ب) مجریان به انجام کارمتعهد می­شوند.

 

نمایشگر لیست یک موتور اجرایی است که می­تواند موعد انجام آیتم­های کاری را پیگری کند و آن­ را در لیست هر یک از مجریان فرآیند قرار دهد. نمایشگر لیست استاندارد خیلی شبیه به صندوق ورودی ایمیل مربوط به یک کاربر ایمیل است. مجریان می­توانند کارهایی را که آماده است که توسط آن‌ها انجام شود، در صندوق ورودی خود ببیند. نمایشگر می­تواند برای ثبت و دریافت داده، از فرم­های الکترونیک استفاده کند. وقتی مجری یکی از این عناوین فعالیت را از لیست کاری خود انتخاب و شروع می­کند، فرم الکترونیکی مربوط به آن روی صفحه به نمایش در می­ آید. به این مرحله چک آوت گفته می‌شود. سپس مجریان می­توانند داده را در فرم وارد نموده و سیگنال خاتمه را به موتور ارسال نمایند. این مرحله چک-این نامیده می­شود. پس از آن موتور، آیتم­های کاری بعدی که باید انجام شود را مشخص می­کند. اغلب اوقات مجریان می­توانند تا حدودی روی عناوین کاری لیست خود کنترل­هایی را اعمال کنند.

 

نرم افزار بیزاجی

 

برای مثال می­توانند ترتیب نمایش آیتم­های کاری و اولویت اختصاص یافته به آن‌ها را تغییر دهند. همچنین نمایشگر لیست کارها مجریان فرآیند را در آیتم­های کاری که موقتاً در حالت تعلیق هستند و یا انتقال آن به فرد دیگر پشتیبانی می­کند. شکل دقیق این ویژگی­ها به BPMS مورد درخواست و پیکربندی خاص آن بستگی دارد. سفارشی کردن نمایشگر لیست کارها نسبتاً رایج است. به ­عنوان مثال مطابق با ساختار شرکت و برای افزایش کاربری و پذیرش آن درون سازمان می­تواند انجام شود. شکل بالا یک نمایشگر لیست را در بیزاجی که یک BPMS است نمایش می‌دهد.


سرویس خارجی. در اجرای فرآیند ممکن است ارتباط با سایر نرم­ افزارها مفید باشد. در بسیاری از فرآیندهای کاری، فعالیت­هایی وجود دارد که کاملاً بصورت دستی انجام نمی­شوند. بعضی از این فعالیت­ها را می­توان بصورت کاملاً خودکار انجام داد به­ طوریکه موتور اجرا می­تواند نرم‌افزار خارجی را مثلاً برای ارزیابی اعتبار مشتری، بصورت اتوماتیک فرا بخواند. نرم ­افزار خارجی باید یک رابط کاربری داشته باشد که موتور بتواند با آن تعامل کند. بنابراین به چنین نرم­افزارهایی به اختصار سرویس خارجی می­گوییم. موتور اجرا، سرویس مورد نظر را با اطلاعات لازم برای انجام فعالیت برای یک مورد خاص فراهم می­کند. با تکمیل درخواست، سرویس نتیجه را به همراه سیگنالی که اعلام می­کند آیتم کاری کامل شده ­است به موتور برمی­گرداند. این اتفاقات مجدداً در سوابق سیستم ذخیره می­شوند.

 

برخی دیگر از فعالیت­ها در فرآیند کسب ­وکار نه به طور کامل دستی هستند و نه به طور کامل خودکار. در عوض چنین فعالیت­هایی باید توسط مجریان فرآیند و به کمک برخی پشتیبانی­های سیستمی ‌انجام شود. برای این دسته از فعالیت­­ها، موتور اجرا سرویس مناسب را با پارامترهای مناسب فراخوانده و دقیقاً در لحظه درست، کارمند عنوان کاری مشخصی را برای کار انتخاب می‌کند.

 

یک مثال معمولی فراخوانی سیستم مدیریت اسناد (DMS) است که به مجریان فرآیند، فایلی را که برای انجام یک کار خاص نیاز است نشان می­دهد.


ابزارهای مدیریت و نظارت. ابزارهای مدیریت و نظارت شامل ابزارهای لازم برای مدیریت همه مسائل عملیاتی یک BPMS هستند. به ­عنوان نخستین مثال از این ابزارها، می­توان ابزار بررسی در دسترس بودن کارکنان را در نظر گرفت. در صورتی­که کسی به دلیل بیماری یا تعطیلات کار نمی­کند، BPMS مجبور است برای جلوگیری از تخصیص آیتم­های کاری به چنین فردی، از این واقعیت آگاهی داشته باشد. ابزارهای مدیریتی برای مواجهه با شرایط استثنایی نیز مورد نیاز است. به عنوان مثال برای حذف آیتم‌های منقضی شده از سیستم.

 

ابزارهای مدیریت فرایند همچنین به قابلیت پایش فرایند مجهز هستند. می­توان از این ابزارها برای نظارت بر عملکرد فرآیندهای کسب ­وکار در حال اجرا، (به ویژه پیشرفت تک تک پرونده‌ها) استفاده کرد. این ابزار می­تواند داده ­هایی مانند متوسط زمان گردش­کار یا نسبت پرونده­ هایی که خیلی دیر انجام شده را از پرونده­ های مختلف جمع­ آوری و ارائه نماید.

 

BPMS اجرای گام به گام یک مدل فرایند را ثبت می‌کند. رویدادهای مربوط به اجرا می­توانند ذخیره شوند و به شکل لاگ اجرا ارسال شوند. برخی از ابزارهای نظارت می­توانند داده­ های گذشته را که از لاگ استخراج شده را با داده­ های تازه به دست آمده مقایسه کنند.

 

کتاب BPM

 

منبع : https://bpmtraining.net

بدون دیدگاه

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.