عضی از شرکت های نرم افزاری فروشنده اتوماسیون اداری، عنوان اتوماسیون اداری خود را تغییر داده و به اتوماسیون کسب و کار تبدیل کرده اند.

 

اما ایا واقعاً با تغییر عنوان از اتوماسیون اداری به اتوماسیون کسب و کار، ماهیت این نرم افزارها نیز تغییر می کند؟

 

عبارت business automation (اتوماسیون کسب و کار) را در گوگل سرچ کنید.

لطفا یک سرچ ساده در گوگل با عنوان business automation (اتوماسیون کسب و کار) انجام دهید. نتایج جستجو شامل چند مقوله خواهد بود که عبارتند از:

  • نرم افزارهای BPMS
  • نرم افزارهای CRM
  • و چند نوع نرم افزار دیگر

 

در صفحه اول لینک شرکت­هایی مثل: kissflow.com، www.redhat.com، www.process.st و… مشاهده می شود. تمام موارد فوق جز نرم افزارهای BPMS هستند. البته در مورد اینکه کدام یک از این موارد تا چقدر BPMS هستند در این مطلب جای بحث نیست.

 

مشاهده نمایید هر چیزی در گوگل با سرچ عبارت business automation (اتوماسیون کسب و کار) اشاره خواهد شد بجز اتوماسیون اداری.

 

اتوماسیون کسب و کار


عبارت business automation (اتوماسیون کسب و کار) را در ویکی پدیا سرچ کنید.

یا به آدرس زیر در ویکی پدیا مراجعه کنید. در این صفحه تعریف business automation (اتوماسیون کسب و کار) ارائه شده است.

https://en.wikipedia.org/wiki/Business_process_automation

 

اتوماسیون اداری

 

خودتان بخوانید و قضاوت کنید که آیا business automation (اتوماسیون کسب و کار) همان اتوماسیون اداری است؟؟

 

البته شاید این شرکت­ها این موضوع را کتمان کنند که منظورشان از اتوماسیون کسب و کار اتوماسیون اداری نیست ولی قابلیت­هایی که در business automation (اتوماسیون کسب و کار) ارائه می کنند دقیقاً همان هایی است که در اتوماسیون اداری آنها وجود دارد. صرفاً یک تغییر نام ساده صورت گرفته است.


یا اینکه این مطلب را بخوانید:

۱۵+ Business Automation Tools To Cut Costs and Drive Growth

https://tallyfy.com/business-automation-tools/

 

لیست حدود ۱۵ ابزار اتوماسیون کسب و کار را ارائه کرده است. ابزارهای اتوماسیون کسب و کار مناسب برای کسب و کارهای کوچک و متوسط. با بررسی ابزارهای اشاره شده درخواهید یافت که هیچ یک در واقع اتوماسیون اداری نیستند.


لطفاً مراقب باشید با عبارات جذاب، شما را گمراه نکنند کاری که سال های سال با عبارت اتوماسیون اداری انجام دادند. در مطالب قبلی توضیحاتی ارائه کردیم که چرا اتوماسیون اداری معایب و مضراتش بیشتر از مزایای آن است ولی بطور مختصر همین نکته بس که اتوماسیون اداری در تضاد با مدیریت فرایند است.

 

هدف از مدیریت فرایند استاندارد سازی گردش کارها و رویه روال های موجود در سازمان است بطوریکه هر شخص بصورت سلیقه ای با آنها برخورد نکرده و همه از یک وحدت رویه جهت اجرای رویه موردنظر برخوردار خواهند بود.

 

همانطور که بسیاری از ما با اتوماسیون اداری کار کرده ایم و می دانیم که گردش کار در سیستم های اتوماسیون اداری بصورت موردی توسط حاضرین در سیستم با توجه به سطوح دسترسی موجود قابل انتخاب است. در نتیجه استاندارد از پیش تعریف شده ای برای انجام گردش کارهای سازمانی در اتوماسیون اداری وجود ندارد. نرم افزارهای اتوماسیون اداری به واقع فرایندی نیستند و مناسب برای گردش کارهای موردی هستند.

 

مگر نمی شود این گردش کارهای به ظاهر غیر قابل پیش بینی را پیش بینی کرده و به حالت استاندارد تبدیل کرد؟ تا به کی سازمان ها و شرکت های ما باید از قائم به فرد بودن رنج ببرند؟ تا چه زمانی فعالیت ها در سازمان ها باید بر حسب سلیقه مجریان آنها و بدون داشتن استاندارد و روال منظم که همان فرایند است، انجام شوند؟

 

پس با توجه به اینکه نرم افزارهای اتوماسیون اداری به افزایش سرعت گردش کارهای غیر استاندارد منجر می شود، سازمان شما را با سرعت بیشتری به سمت غیراستاندارد شدن سوق خواهد داد.

یک سئوال مهم. در کسب و کارها خصوصا کسب و کارهای متوسط و کوچک، چه چیزهایی میتوانند (باید) جایگزین اتوماسیون اداری شوند؟

کسب و کارهای متوسط و کوچک می توانند از ابزارهای زیر بجای اتوماسیون اداری که وظیفه اصلی آن گردش مکاتبات در کسب و کار است استفاده کنند. (مگر مکاتبات (نامه) در یک کسب و کار متوسط و کوچک چه مقدار باید باشد؟)

  • نرم افزارهای مدیریت ارتباط با مشتری
  • نرم افزارهای BPMS یا سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار
  • ربات های نرم افزاری یا RPA

 

در ادامه در خصوص هر یک از این موارد توضیحاتی را ارائه خواهیم کرد.

 

چرا کسب و کارها به نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) نیاز دارند؟

قطعاً شرکت های متوسط و کوچک و یا حتی سازمان های بزرگ با این فلسفه شکل گرفته اند که تعدادی محصول یا خدمت به بازار ارائه و به ازای آن کسب درآمد و سود داشته باشند.

 

برای اینکه شرکتها به این هدف برسند باید مسیری مشابه مسیر پایین را طی نمایند:

  • ثبت سفارش مشتری از طرق گوناگون از جمله سایت، حضوری، تلفنی و….
  • فروش محصول یا خدمت به مشتری
  • پردازش سفارش که معمولاً توسط انبار انجام خواهد شد.
  • اگر کالای موردنظر در انبار موجود نباشد باید نسبت به خرید و تامین موجودی اقدام شود.
  • اگر کالا موجود باشد، تسویه حساب و انجام امور مالی
  • بحث انواع وصول مطالبات نیز مطرح است: نقدی یا اعتباری
  • صدور فاکتور نهایی
  • تحویل و ارسال کالا یا ارائه خدمات

 

مشخص است بستر نرم افزاری مناسب جهت اقدامات اشاره شده در بالا نرم افزارهای اتوماسیون اداری نیستند و نرم افزارهای مدیریت ارتباط با مشتریان با وجود ماژول هایی مثل بازاریابی، فروش، خدمات پس از فروش و… میتواند بسیار مفید واقع گردد.

 

البته نرم افزار CRM به تنهایی نمیتواند نیازهای نرم افزاری کسب و کارها را پوشش دهد و در کنار آن حتما نیاز به استفاده از نرم افزار BPMS نیز وجود دارد که در ادامه در این خصوص توضیحاتی ارائه خواهیم کرد.

 

چرا کسب و کارها به نرم افزار BPMS نیاز دارند؟

نرم افزارهای آماده موجود در بازار از جمله نرم افزارهای مدیریت ارتباط با مشتری (نرم افزارهای CRM) و سایر نرم افزارها از جمله نرم افزارهای مالی، پکیج های نرم افزاری از پیش ساخته شده ای هستند که امکان سفارشی سازی آنها به سختی امکان پذیر است. به عبارت دیگر کسب و کارهای فرایندهای خاص خودشان را دارند که امکان اجرای آنها در نرم افزارهای آماده به سختی میسر خواهد بود. سخت بودن این تغییرات به چند دلیل مختلف است که یکی از مهم ترین این دلایل این است که باید با کدنویسی و برنامه نویسی، تغییرات را بر روی نرم افزارهای آماده اجرا کرد و اصولا برنامه نویسی برای مکانیزه کردن فرایندها بدترین انتخاب است.

نرم افزارهای BPMS این امکان را دارند که با حداقل کدنویسی بتوان فرایندهای کسب و کار را در زمان بسیار کوتاهتری نسبت به کدنویسی مکانیزه کرد. البته اینکه کدام نرم افزار BPMS برای کدام کسب و کار مناسب است خود جای بررسی و کارشناسی دارد.

 

چرا کسب و کارها به ربات های نرم افزاری نیاز دارند؟

RPA یا Robotic Process Automation (اتوماسیون فرآیند روباتیک) یا همان ربات های نرم افزاری، تکنولوژی است که از طریق آن یک نرم افزار کامپیوتری (ربات نرم افزاری) اعمال انسان را هنگام استفاده از یک سیستم دیجیتالی (از صفحات وب گرفته تا نرم افزار های پیچیده)، شبیه سازی و انجام دهد.

 

نرم افزار هایی که عملیات را شبیه سازی و اجرا می کند «ربات» نام دارند. در واقع ربات های نرم افزاری رفتار انسان ها را در زمان کار با کامپیوتر تقلید می کنند.

 

روبات های نرم افزاری از طریق برقراری تعامل با برنامه ها درست مانند یک انسان، پیوست های ایمیل را باز می کنند، فرم های الکترونیکی را تکمیل می نمایند، داده ها را وارد نرم افزارهای مختلف میکنند و کارهای دیگری را به تقلید از عملکرد انسانی انجام میدهند.

اینها کارهایی نیستند که توسط هیچ نرم افزار دیگری انجام شوند.

 

منبع : https://bpmtraining.net

بدون دیدگاه

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.