Business Process Management
مدیریت فرآیند کسب و کار (Business Process Management = BPM)، شامل متدها، تکنیک‌ها و ابزاری است که برای پشتیبانی از طراحی، اجرا، مدیریت و آنالیز فرآیندهای عملیاتی کسب و کار بکار می‌رود. مدیریت فرآیند کسب و کار با داشتن الگوهای متعدد مورد نیاز سازمانها، روشی یکپارچه برای تعریف، اجرا، بازبینی و مدیریت فرآیندهای کسب و کار سازمان ها ارائه می‌کند و با استفاده از متدها و ابزارهای مربوطه، حجم کار توسعه راه کارها را به حداقل رسانده و مدیریت امور را سهل و کارآمد می‌کند.
BPM شامل 5 مرحله‌ی اصلی می‌باشد:
- شناسایی فرآیندها
- طراحی فرآیندها
- پیاده سازی فرآیندها
- کنترل و پایش فرآیندها
- بهبود فرآیند
در اغلب سازمانها، مراحل شناسایی و طراحی فرآیندها انجام میشود. ولی به‌دلیل عدم وجود راهکارهای مؤثر و سریع کنترل و پایش فرآیندها، پیاده‌سازی نیز به کندی و در بسیاری موارد غیر از مبانی تدوین شده، انجام می‌گیرد. در نتیجه به‌دلیل عدم توان آنالیز فعالیت‌ها، بهبود نیز دور از دسترس است. بدیهی است بهبود برای امور قابل سنجش مقدور است و در صورتی که معیار سنجش موجود نباشد، بهبود نیز غیر ممکن است.
حال با فرض اینکه امکان بهبود موجود است؛ همانگونه که می‌دانیم بهبود مستلزم ایجاد تغییرات در گردش فعالیت‌ها و فرآیندها است. علاوه بر این، عواملی از قبیل تغییر قوانین، تغییر مدیران و بسیاری موارد دیگر منجر به ایجاد تغییرات در فرآیندها میشود. با توجه به موارد فوق‌الذکر و نظر به زمان هزینه بالای کدنویسی نرم‌افزار، گاهاً در صورت تعدد تغییرات کل پروژه را تحت‌الشعاع قرار داده و باعث یأس و سردرگمی مدیران و دست‌اندرکاران موضوع می‌گردد.
اینجاست که نیاز به سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار (Business Process Management System = BPMS) و در رأس آن مکانیزاسیون، بیش از پیش احساس میشود. پایین بودن شاخص مکانیزاسیون مشکلاتی را برای سازمان ایجاد می‌کند که برخی از مهمترین آنها عبارتند از:
- امکان وقوع خطای انسانی
- اجرای کند و پرهزینه فرآیندها
- سرعت اعمال تغییرات و بهبود در فرآیندها پایین است.
- استخراج زمان و هزینه انجام فرآیندها تقریباً غیرممکن است.
- امکان کنترل عملکرد افراد مشکل است.
- تهیه گزارشات در لحظه امکانپذیر نیست.
نرم‌افزار BPMS، یک زیرساخت نرم‌افزاری است که از طریق آن می‌توان فرآیندها را با کمترین کدنویسی مکانیزه کرد. این پلتفرم با داشتن الگوهای متعدد مورد نیاز سازمانها، روشی یکپارچه برای تعریف، اجرا، بازبینی و مدیریت فرآیندهای کسب و کار سازمان ها ارائه می‌کند و با استفاده از متدها و ابزارهای مربوطه، حجم کار توسعه راه کارها را به حداقل رسانده و مدیریت امور را سهل و کارآمد می‌کند. BPMS ها، بعنوان مجموعه ای از ابزارهای مدیریتی سعی دارند تا به سازمان ها کمک کنند تا مفاهیم و نگاه مطرح در نظریات BPM را پیاده سازی نمایند.
به‌طور کلی سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار دارای مزایای زیر می‌باشد:
- تعیین شفاف و روشن مسئولیت‌ها و پاسخگویی برای اداره کلیه فعالیت‌ها
- افزایش هماهنگی و کنترل کارایی فرآیندهای در حال اجرا
- کاهش منابع موردنیاز و حذف فعالیت‌های غیرضروری
- نشان دادن گردش فعالیت‌ها در سازمان
- مشخص شدن نحوه ارتباط، حدود انتظارات و توقعات کارکنان با ارباب‌رجوع و بالعکس
- مشخص شدن توالی فعالیت‌های کسب و کار و اطلاعات مرتبط با آن
- سیستمی نمودن فعالیت‌ها و حداقل نمودن نقش و درنتیجه خطای انسانی در انجام آن
- تسریع تصمیم‌گیری و امکان تعیین زمان و نیازمندی‌های هر تصمیم
- ارتقاء سطح پاسخگویی سازمان
- هزینه بسیار پایین‌تر نسبت به سایر راهکارهای سیستمی سازی و مکانیزه نمودن
- زمان بسیار پایین جهت پیاده‌سازی و استقرار نسبت به سایر راهکارهای سیستمی سازی و مکانیزه نمودن
- امکان ایجاد تغییر سریع‌تر و کم هزینه‌تر نسبت به سایر راهکارهای سیستمی سازی و مکانیزه نمودن
- امکان ایجاد بستر امن تبادل اطلاعات مطابق با استاندارها
- افزایش درجه اطمینان پیش‌بینی
- کاهش تعداد درخواست‌های پشتیبان
- کاهش زمان‌های آموزشی
- کاهش فاصله زمانی خروجی فرآیند
- افزایش کیفیت/کاهش تعداد خطاها
- ایجاد یکپارچگی و همسویی بین فرآیندها در سازمانها که به‌صورت نامنظمی گسترش‌یافته و در سیستم‌های مختلف به صورتی متفاوت بومی‌سازی(customized) شده‌اند